IoT for better space management by Workplace Magazine
https://lnkd.in/e4H964v Workplace Magazine wrote this great article #workspace #innovations
Ongoing recruitment, recent integration of OuiBus teams... BlaBlaCar is constantly on the move. To ensure optimal management of its spaces and meeting rooms in real time, the start-up has deployed an IoT system on its premises. A tested and approved solution. Focus.
At the end of 2018, BlaBlaCar acquired SNCF C6, which notably marketed the OuiBus transport brand. The transaction was finalised in July 2019 and the activity was renamed BlaBlaBus. As a result, around a hundred new employees moved into BlablaCar's premises located in the Cloud building in the 2nd arrondissement of Paris. "After the purchase of Ouibus, all the employees joined us. In order to welcome these new arrivals and integrate the new recruits, we had to reorganise the space," explains Muriel Havas, head of facilities at BlaBlaCar. Not to mention that a fast-growing start-up like BlaBlaCar regularly welcomes new employees. It then decided to temporarily transform some meeting rooms into a coworking type space to welcome new employees and then to recover part of its premises that it had been subletting until now. In order to optimise the occupation of the spaces, it lacked a real-time management of the meeting rooms and shared offices, enriched by information on presence and actual occupation. "For more flexibility and to minimise reconfiguration costs, we wanted a solution that was quick to install, requires no cables and can be reconfigured if possible according to our needs," adds Muriel Havas.
After benchmarking the offers on the market, she deployed the Z#Workplace Management solution from Z#bre and smart objects from Avidsen, the French specialist in connected objects. The proposal was finalised in one week and the implementation was very quick, following a few exchanges with the IT team. There were no cables to be pulled, repositioned or hardware to connect. The solution offers a gateway that simply connects to the network. "A single person from our IT team took care of the deployment and integration of the gateway into the network, as well as the coupling with Gmail for the calendars. The integration with Gmail allows the use of remote booking for more than 500 relevant employees."
Capture mission
Blablacar then installed several sensors in the coworking area and meeting rooms. These allow us to visualise, via a portal, the offices and meeting rooms, to see which spaces are occupied in real time, the occupancy rate per meeting room over a day or a week, etc.". The portal allows us to see which offices and meeting rooms are occupied in real time, the occupancy rate per meeting room over a day or a week, etc.", explains Muriel Havas. Indeed, the platform uses the latest IoT (Internet of Things) and AI (Artificial Intelligence) technologies to bring intelligence down to the objects. The library of ready-to-use service modules allows users to design their own space management solution by combining them. It is therefore obviously possible to measure the occupation of spaces (meeting rooms, phone boxes, hot desks, counting) but also to communicate and interact with the occupants via interactive room screens with electronic ink, with the possibility of booking on the fly. "If the presence sensor detects an absence for a long period of time, or does not detect any presence for a moment after the start of a scheduled meeting, it frees up the relevant room in Google Calendar to allow others to occupy it. In addition, the room can also be released in advance, by simply clicking on the 'release' button on the tablet at the entrance," she says. The service also includes support and the definition of dashboards, the triggering of alerts in the event of over or under-occupation, and the analysis of occupancy over time.
After being used in the coworking area, the start-up decided to reuse the sensors in several informal spaces, and more specifically on various types of furniture (high tables, sofas, etc.). "We wanted to see if it was wise to keep this type of furniture. We wanted to see whether it was wise to keep this type of furniture. We then realised, for example, that high tables were used as much as desks... This gives good indicators for the future," comments Muriel Havas.
Interesting perspectives
"In fine, we were able to compare the operation between a traditional building and a building equipped with sensors. The employees believe that the use is just as simple and effective, if not easier to use. And the integration with Google's calendar further simplifies our organisation. General services have not experienced any negative feedback! " observes Muriel Havas. In addition, the processing of data via the dashboards is of paramount importance. The data is arriving en masse. Hence the importance of having pre-established reports. "The specialists at Z#bre by avidsen have developed models that meet our specific piloting needs," she adds. Satisfied with this first pilot project, BlaBlaCar has already deployed the solution in 10 additional rooms and plans to extend it to its second building in 2020. "When you are in perpetual motion, it is impossible to write specifications the old-fashioned way because they become obsolete very quickly. The choice must therefore focus on solutions capable of evolving easily and at no extra cost, both in terms of hardware and the implementation of business rules. On the other hand, the scalability of the solution to address other functional areas such as janitorial services, cleaning services, the provision of technological equipment in the rooms or the monitoring of environmental quality are fundamental in order not to end up with multiple applications in silos that are difficult to integrate, maintain and use. And, as we wished, the sensors can be reused for other uses, such as counting people using toilets, passages in a corridor, etc. " Indeed, the facilities manager has already put the Z#bre teams in touch with her cleaning service provider to see if, in the long term, synergies could be created.
L'IoT pour mieux gérer les espaces par Workplace Magazine
https://lnkd.in/e4H964v Workplace Magazine a rédigé ce super article #workspace #innovations
Fin 2018, BlaBlaCar rachetait la société SNCF C6, qui commercialisait notamment la marque de transport OuiBus. L’opération a été finalisée en juillet 2019 et l’activité rebaptisée depuis BlaBlaBus. À la suite de cela, une centaine de nouveaux collaborateurs ont alors intégré les locaux de BlablaCar situés dans l’immeuble Cloud, dans le 2ème arrondissement de Paris. « Après le rachat de Ouibus, tous les collaborateurs nous ont rejoints. Pour accueillir ces nouveaux arrivants et intégrer les recrutements, il fallait réorganiser l’espace », explique Muriel Havas, head of facilities chez BlaBlaCar. Sans compter qu’une start-up en forte croissance comme BlaBlaCar accueille régulièrement de nouveaux employés. Elle a alors décidé de transformer temporairement certaines salles de réunion en un espace de type coworking pour accueillir les nouveaux salariés puis de récupérer une partie de ses locaux qu’elle sous-louait jusqu’à présent. Pour optimiser l’occupation des espaces, il manquait une gestion de salle de réunion et des bureaux partagés en temps réel, enrichie par des informations sur la présence et l’occupation effective. « Pour plus de flexibilité et minimiser les coûts de reconfiguration, nous souhaitions une solution rapide à installer, ne nécessitant aucun câble, et si possible reconfigurable selon nos besoins », ajoute Muriel Havas.
Après un benchmark des offres proposées sur le marché, elle a déployé la solution Z#Workplace Management de Z#bre et les objets intelligents d’Avidsen, spécialiste français des objets connectés. La proposition a été finalisée en une semaine et la mise en place a été très rapide, suite à quelques échanges avec l’équipe informatique. Aucun câble à tirer, à repositionner, ni de matériel à connecter. La solution propose une passerelle qui se connecte simplement au réseau. « Une seule personne de notre équipe informatique a pris en charge le déploiement et l’intégration de la passerelle au réseau, ainsi que le couplage avec Gmail pour les agendas. L’intégration avec Gmail permet l’utilisation de réservation à distance pour plus de 500 employés concernés ».
Mission captation
Blablacar a alors installé plusieurs capteurs dans l’espace coworking et les salles de réunion. « Ces derniers nous permettent de visualiser, via un portail, les bureaux et salles de réunion, de voir quels espaces sont occupés en temps réel, le taux d’occupation par salle de réunion sur une journée ou une semaine, etc. », explique Muriel Havas. La plateforme utilise en effet les dernières technologies d’IoT (Internet des Objets) et d’IA (Intelligence Artificielle) pour descendre de l’intelligence dans les objets. La bibliothèque de modules de services prêts à l’emploi permet de concevoir sa propre solution de gestion d’espace en les combinant entre eux. Il est donc évidemment possible de mesurer l’occupation des espaces (salles de réunion, phones box, hot desks, comptage) mais aussi de communiquer et interagir avec les occupants via des écrans de salle interactifs à encre électronique, avec possibilité de réservation à la volée. « Si le capteur de présence détecte une absence pendant un long moment, ou ne détecte aucune présence un moment après le début d’une réunion planifiée, il libère la salle concernée dans Google Agenda pour permettre à d’autres de l’occuper. Par ailleurs, la salle peut également être libérée en avance, par simple clic sur le bouton ”libérer” de la tablette à l’entrée », précise-t-elle. La prestation inclut également l’accompagnement et la définition de tableaux de bord, le déclenchement d’alertes en cas de sur ou de sous-occupation, et l’analyse de l’occupation dans le temps.
Après avoir été utilisés dans l’espace coworking, la start-up a décidé de réutiliser les capteurs dans plusieurs espaces informels, et, plus précisément, sur divers types de mobiliers (tables hautes, canapés…). « Nous souhaitions observer s’il était judicieux de garder ce type de mobilier. Nous nous sommes alors aperçus par exemple que les tables hautes étaient autant utilisées que les bureaux… Cela donne de bons indicateurs pour la suite », commente Muriel Havas.
Des perspectives intéressantes
« In fine, nous avons pu comparer le fonctionnement entre un bâtiment traditionnel et un bâtiment équipé en capteurs. Les collaborateurs estiment que l’utilisation est aussi simple et efficace, voire plus facile à utiliser. Et l’intégration réalisée avec l’agenda de Google simplifie encore notre organisation. Les services généraux n’ont d’ailleurs enregistré aucune remontée négative ! », observe Muriel Havas. De plus, le traitement des données via les tableaux de bord est primordial. En effet, les données arrivent en masse. D’où l’importance de disposer de rapports préétablis. « Les spécialistes de Z#bre by avidsen ont développé des modèles répondant à nos besoins spécifiques de pilotage », ajoute-t-elle. Satisfait de ce premier projet pilote, BlaBlaCar a déjà déployé la solution dans 10 salles supplémentaires et prévoit une extension courant de l’année 2020 sur son deuxième bâtiment. « Quand on est en perpétuel mouvement, l’écriture d’un cahier des charges à l’ancienne est impossible car il devient obsolète très rapidement. Le choix doit donc se porter sur des solutions capables d’évoluer facilement et sans surcoût tant sur le plan du hardware que l’implémentation des règles métier. D’autre part, l’évolutivité de la solution pour adresser d’autres pans fonctionnels comme la conciergerie, les services de ménage, la mise à disposition d’équipements technologiques dans les salles ou encore le suivi de la qualité environnementale sont fondamentaux pour ne pas se retrouver avec de multiples applications en silos difficiles à intégrer, maintenir et utiliser. Et, comme nous le souhaitions, les capteurs peuvent être réutilisés pour d’autres usages, comme le comptage de personnes utilisant des toilettes, des passages dans un couloir, etc. » En effet, la responsable du facilities a d’ores et déjà mis en relation les équipes de Z#bre avec son prestataire de propreté pour voir si, à terme, des synergies pouvaient naître.
